Importar desde China o algún otro país asiático es un proceso riesgoso y complejo. Sin embargo, firmar un contrato puede ser el antídoto contra la gran cantidad de errores y problemas que existen cuando importa desde China. Este artículo le presenta algunas razones de porqué firmar y sellar un contrato con su proveedor puede hacer la gran diferencia en su balance final.
Razón 1: Claridad respecto a las especificaciones del producto, lo cual puede prevenir desastrosos malos entendidos
Malos entendidos entre el proveedor y el importador relacionados con materiales, diseño, componentes, colores y otras especificaciones del producto, son las razones más comunes de porque surgen problemas de calidad al importar desde China. Enumero algunas de las razones a continuación:
Importantes especificaciones de producto se pierden fácilmente en al momento de traducir, cuando usted se comunica a través de email o Skype.
Es común que los agentes de ventas confirmen pedidos que el proveedor no tiene la capacidad de fabricar. Por ejemplo, el uso de ciertos materiales, componentes, colores, tamaños o certificaciones CE/FCC. Probablemente usted tenga contacto con un agente de ventas mientras discute precios y confirma el pedido. Pero, a diferencia de a los ingenieros, a los vendedores (en China) frecuentemente les falta un mayor conocimiento de los productos.
Muchos importadores asumen que el proveedor “rellenará los espacios” faltantes en la lista de especificaciones del producto. Un “espacio” se refiere a algo no especificado en la descripción del producto, ya sea un material o un color. El proveedor ciertamente “rellenará los espacios” de alguna manera, lo que podría hacer usando materiales o componentes baratos y de baja calidad, arruinando potencialmente el producto.
Si su país y/o mercado requiere que su producto cumpla con alguna norma como CE o RoHS, debe especificar este requisito por adelantado. Si su proveedor no está consiente de este requisito antes de comenzar la producción, entonces su producto será fabricado sin cumplir con estas normas. Nunca asuma que el proveedor va cumplir estas normas solo porque usted es un comprador americano o europeo.
En un acuerdo de ventas, todas las especificaciones del producto como colores, materiales, componentes, dimensiones, etc. deben ser específicamente claras, para agilizar la gestión del proveedor. Usted también puede agregar descripciones sobre gráficos, impresión de logotipos, muestras de color y fotocopias de muestras para hacerlo aún más claro. Esta es la mejor forma de minimizar el riesgo de malos entendidos con su proveedor chino.
Razón 2: Términos de compensación en caso de incumplimiento hacen que su proveedor piense dos veces antes de tomarse algún atajo
Es común que los proveedores en China hagan grandes promesas en cuanto a precios y calidad de los productos con tal de conseguir su pedido, pero toman atajos durante la producción usando materiales y/o componentes baratos y de baja calidad. La clave para evitar este problema es hacer que el proveedor sepa que corre el riesgo de perder mucho dinero si trata de engañarlo. Su contrato debe incluir lo siguiente:
Especificar que los defectos y daños no serán aceptados.
Cómo un producto dañado o defectuoso será compensado (reembolso, reposición o reparación) y dentro de que plazo.
El proveedor no recibirá el resto del pago hasta que el lote pase la inspección de calidad y las pruebas del producto.
El proveedor deberá reembolsar el deposito si la inspección de calidad y/o las pruebas de producto fallan.
Agregando términos de compensación claros, está haciendo saber a su proveedor que cualquier incumplimiento lo expone a un gran riesgo. Sin embargo, esto solo funciona si usted retiene el resto del pago hasta después de que se lleve a cabo el control de calidad y la prueba del producto. Nunca realice el pago total del pedido antes que se haga la producción o usted no tendrá ningún poder sobre su proveedor en caso de existir una disputa.
Debe aclarar a su proveedor desde el principio que usted tiene la intención de hacer una inspección y prueba de los productos antes de realizar el pago final. Algunos proveedores cotizarán precios más altos o incluso se retirarán de la negociación, debido a que basan sus precios en productos que no pueden pasar las pruebas o por alguna otra razón no cumplen con los requisitos.
Razón 3: Evite retrasos
Su contrato debe incluir una “cláusula de retraso en la entrega” que se activa después de XX días contando desde el día del depósito inicial. Usualmente este es el tiempo fijado de producción más 7 días. Un monto específico de dinero (alrededor del 1% del total del valor de la orden) será deducido del pago restante diariamente hasta que la orden esté lista para entrega.
Ejemplo
Su proveedor tiene diez pedidos en lista y la programación de la producción se está ajustando. Tres de los diez compradores tienen contratos en los cuales especifican una deducción de $150 dólares diariamente por 35 días posteriores al depósito. Por razones naturales el proveedor debe priorizar a estos tres compradores y hacer esperar a los otros siete.
Esta forma de pensar puede aplicarse no solo a la cláusula de retraso en la entrega, sino al acuerdo en general. Si bien es cierto que el contrato no garantiza el éxito, si minimiza el riego de defectos de calidad, retrasos y otros problemas.
Razón 4: Envía el mensaje de que usted se toma el negocio seriamente
Si usted no es serio con su negocio, ¿por qué el proveedor tendría que serlo? China ha estado abierta a los negocios desde hace algunas décadas, y muchas compañías exportadoras en el este y sur de China están acostumbradas a firmar acuerdos con los nuevos compradores. Si usted trata de darle “libertad” a su proveedor no poniendo un contrato sobre la mesa, entonces parecerá un comprador desorganizado, y puede esperar ser tratado como tal.
Resumen
¿Por qué ponerle candado a su bicicleta si el ladrón puede cortarlo de todas formas? Porque es más probable que el ladrón prefiera robarse la bicicleta de alguien más que tomarse tantas molestias. Un contrato bien redactado puede ofrecerle lo siguiente:
Minimiza riesgos por malos entendidos.
El proveedor pensará dos veces antes de tratar de tomar atajos, engañarlo o reducir la calidad.
Es posible establecer un marco de cómo manejar las disputas y compensaciones.
Evita retrasos.
Lo hace ver como un comprador serio.
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